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常見問題
     
1.

管委會委員可否接受投標者或承辦商給予的饋贈、折扣(例如為委員裝修家居)或款待(例如飯局)?

 

管委會委員不應索取或接受由投標者或承辦商提供,並涉及招標工作的利益,這些利益包括金錢、貸款、報酬、饋贈、折扣或免費服務等,否則會違反由民政事務局局長發出的《供應品、貨品及服務採購工作守則》,甚至會觸犯《防止賄賂條例》第9條

雖然款待並不屬於利益,但為免瓜田李下,招致不必要的誤會/投訴,委員不應接受投標者及承辦商過份奢華及頻密的款待。
 
     
2.

行使虛假收據向法團申請發還款項,會觸犯甚麼罪行?

 
根據《防止賄賂條例》第9(3)條,代理人(例如法團管理委員會委員、職員或承辦商)如使用虛假文件、收據或帳目,意圖欺騙其主事人(例如:法團),即屬違法。有關該條例的詳細內容,請參閱防貪法規;至於相關案例,亦可參閱個案分析
 
     
3.

法團應如何處理委員及僱員申報與職務有關的利益衝突?

 

對於委員及職員根據《供應品、貨品及服務採購工作守則》或《大廈管理及維修工作守則》作出的利益申報,法團應採取以下步驟:

  • 確定申報應由涉及利益衝突之法團委員或職員以書面形式告知管委會,並妥善保存;
  • 在有關管委會/業主會議上報告及討論處理的方法,並在會議記錄中詳列此事;
  • 涉及的法團委員或職員不應參與有關標書及相關工作的討論;
  • 涉及的法團委員在甄選有關標書及相關工作時,必須放棄投票;
  • 涉及的法團委員或職員不應參與有關的工作。
 
     
4.

法團為日常運作制訂誠信守則時,應包括哪些主要事項?

 

訂立誠信守則的主要目的是令法團委員及僱員在執行日常事務時有規可循。因此守則內容必須實用易明和因應法團委員及僱員可能需要處理與誠信有關的情況而定,守則應包括以下主要項目:

  • 禁止索取及接受利益;
  • 接受款待的限制;
  • 申報利益衝突;及
  • 適當的資料保密及帳目/記錄的處理。

可按這裡瀏覽誠信守則範本。
 
     
5.

法團是否必須進行招標以選擇維修工程的顧問/承建商?

 
 

根據《建築物管理條例》第20A(2)條,如採購服務或工程的價值超過或可能超過:

  • $200,000;或
  • 相等於法團每年預算的20%的款額; 
(兩者以其較小者為準)即須以招標承投方式進行。

如採購價值超過法團每年預算的20%,須由業主在法團業主大會上通過決議,以決定是否接納投標書。
另外,法團在進行招標工作時,須遵守民政事務總署發出的《供應品、貨品及服務採購工作守則》。該工作守則可於各區民政事務處索取,並已上載至
民政事務總署大廈管理網頁
 
     
6.

法團如何找尋適當的工程顧問和承建商?

 

法團可參考由屋宇署發出的認可人士/註冊結構工程名單,並與最近進行同類投標的法團交流意見,以找尋合適的工程顧問。

在大多數情況下,法團需要聘用註冊一般建築承建商以進行大型維修工程,尤其當中涉及多個工程項目或屬結構性維修。法團可參考由各政府部門備存的各類承建商名單。
 
     
7.

法團聘請承辦商時,在收標及開標時應採取什麼防貪措施?

 

法團在收標及開標時,應採取以下的防貪措施:

  • 將收到的標書立即記錄,並放進雙重上鎖的堅固箱子內。箱外註明「投標箱」字樣,牢固地放置在樓宇內的當眼處;兩條鎖匙須由主席、秘書或司庫分開保管;
  • 在截標時間後開啟標書,由不少於三名管委會成員負責開標,並在標書上及報價旁簽署及註明日期;
  • 根據收標記錄核實所有標書數目;
  • 不接受截標後才收到的標書;
  • 在標書上任何修改過的地方,劃上記號及簽署作實;
  • 並將所有標書於正式評標前保密;
  • 盡快進行評/選標工作。
 
     
8.

法團招標是否要採用「價低者得」的標準?

 

法團須於收取標書前擬定評核標書的標準。若預先確定的標準單以價格作比較,所有投標者皆能勝任工作,而法團亦認為最低價者是達致標準及其價格是合理,即應選擇價低者。

如果法團需要考慮其他因素,例如投標者在樓宇維修的經驗及其在選標過程中的表現,應將此等因素歸納於評核標準及計分內,並選擇獲得最高評審分數及能勝任工作的投標者。

 
     
9.

法團如何擬定有效的合約?

 

法團可委託專業人士擬定工程合約,內容應包括:

  • 各方的角色、權利、職能、責任、服務要求和標準;
  • 有關工作的範圍及規格;
  • 標書中項目的分項價目表;
  • 合約條款包括:
    • 開工及完工日期
    • 顧問批核完成工程或部分完成工程後才作付款安排
    • 保險
    • 終止合約條文
    • 逾期違約金
    • 工程延期
    • 物料保用證
    • 保固期
    • 履約保證金
    • 合約誠信條款
    • 保密條款

法團亦可參考由專業團體(例如香港測量師學會及香港建築師學會)所出版的範本文件。

 
     
10.

法團的委員大多不是專業人士,他們如何有效監管工程?

 

法團委員以至業主應積極參與監察工程的進度及質素,才可令工程進行得宜,達致預期的效果。雖然過於技術性的細節可交由工程顧問負責,但法團仍可統籌以下的監督安排:

  • 在合約開始時,要求工程顧問協定一份實地監察計劃,並規定承建商提交工作計劃進度表,列明維修工程的各個施工階段所需完成的維修項目及標準;
  • 定期與工程顧問和承建商舉行會議,監察施工進度是否與工作計劃相符;
  • 張貼工作計劃進度表在樓宇當眼處,供業主查閱和監察;
  • 要求承建商報告任何工程延誤,並要述明原因和建議補救措施。
 
     
11.

工程顧問或物業管理公司職員可否接受工程承建商利益?如何防止這種情況發生?

 

由法團聘用的工程顧問或物業管理公司職員是法團的代理人。根據《防止賄賂條例》,他們不可在未得法團的許可下,收受/索取與樓宇維修工程有關的任何利益。

在維修工程中,顧問的中立性尤為重要。他們在甄選承建商、監察工程質素、批核付款給承建商等工作上,擔當著非常重要的角色,因此必須要確保他們處事公正無私。假如法團/業主在聘用承建商後,才透過承建商來聘用顧問,那由承建商所聘用的顧問,可能會因角色上的衝突而不能保持中立,以致不能在管理維修工程合約上保障法團的利益。因此,法團在選擇工程顧問或物業管理公司時,應留意該公司是否重視員工的誠信操守,例如有否制訂公司收受利益守則和安排員工誠信培訓等。此外,法團在有關合約內亦可加入規限公司收受與工程有關利益的條文,以保障法團的利益。
 
     
12.

法團應如何加強工程驗收的有效性?

 

法團在驗收工程時可注意以下幾點:

  • 根據訂立的標準及合約條款評核,以便決定應否接納有關工程/服務;
  • 保存適當的記錄,包括主要工程進度及驗收的照片;
  • 拒絕接納差劣及未完成的工作/服務;
  • 收集使用者的意見,並向管委會及業主報告結果。
 
     
13.

法團於付款時應採取什麼防貪措施?

 

因應工程的規模,法團會於工程的不同階段付款予承建商。為防有人呈交虛假的文件/單據,或舞弊性安排加快或延遲付款,法團可採取以下防貪措施:

  • 將批核工程與處理付款的職權和工作分開;
  • 訂立及令承建商知道處理付款所需核實的文件及時間;
  • 依據工程進度和合約條款及有效的文件和記錄發放款項;
  • 要求工程顧問報告不符規格或質素低劣的部份,並在中段工程付款證明書上剔除這部分工程涉及的款項;
  • 將所有付款單據及有關文件存檔,以便將來查閱及核數之用;
  • 若涉及大型工程,可聘請工料測量師評核及監控合約款項。
 
     
14.

為什麼法團要授權超過一個簽署人簽發支票?可否為求方便預先簽署多張空白支票/銀行提款單?

 

法團可授權不少於兩名簽署人簽發支票和銀行提款單,亦不應為求方便預簽空白支票/銀行提款單,這樣既可提供適當的監察與制衡,又可防止法團款項遭人盜用。

此外,法團應將支票簿、銀行存摺及印鑑妥善保存,並設定支票付款限額,規定超過金額的付款需獲得更高權限的批准。有關付款的監控要點見《樓宇財務管理實務指南》

 
     
15.

業主可否查閱法團的財務文件或要求索取有關文件的副本?

 

根據《建築物管理條例》,法團管委會應准許業主在任何合理時間內查閱帳簿。業主也可以書面要求法團提供下列文件的副本,而管委會可收取合理的複印費:

  • 財務報表;
  • 會計師報告(如根據條例財務報表須由會計師審計);或
  • 收支概算表。

業主如欲查閱帳簿、帳項記錄及其他記錄所提述的單據、發票、憑單、收據及其他文件,可依循以下方法:

  • 不少於5%的業主可以向管委會提出,要求讓他們或他們授權的任何人查閱有關文件;或
  • 業主可向法庭申請命令,授權他或申請書上的任何人查閱有關文件。如法庭信納有關申請是真誠作出,並為了恰當的目的,可作出命令。
 
     
16.

如管委會在年中發現預算不足以應付樓宇的開支,應該怎樣辦?

 

根據《建築物管理條例》,管委會如認為預算所列出的款項不足以應付開支,可以擬備修訂預算。

為增加透明度,管委會應將修訂預算案連同修訂理由,發送給所有業主或張貼在大廈當眼處,供業主參考。

 
     
17.

管委會成員在法團更換電腦時,可否將舊電腦收為私用?

 
舊電腦屬法團的財物或資產,因此應按管委會的既定政策及程序予以處置,並作出適當記錄。至於有轉售價值的資產,管委會可邀請多於一名準買家報價,而這些買家最好由不同的管委會成員/職員推薦。
 
     
18.

廉政公署會否主動接觸需要進行樓宇維修的法團?

 

廉政公署分區辦事處一向主動接觸需要進行樓宇維修的法團,途徑包括:

  • 去信收到屋宇署法定命令及消防處改善消防安全指示而需要進行大廈公共地方維修的法團,介紹及鼓勵他們採用廉署的防貪服務;
  • 與香港房屋協會及民政事務處合作,舉辦全港或地區有關誠信樓宇維修的工作坊及活動;
  • 製作樓宇維修實務指南短片,免費派發給法團。

有關廉署就樓宇維修的製作及安排的活動,請瀏覽本網頁相關內容。

 
     
19.

法團可否要求廉政公署派員參與評標及監督維修工程?

 

廉政公署不會直接介入法團的運作,但樂意提供相關的防貪倡廉服務,包括協助法團制定誠信守則、提供加強工程招標、管理及財務安排的監控系統及措施的意見,以及安排法團委員及僱員培訓。

 
     
20.

向廉政公署舉報維修工程貪污,是否必須有確實證據?若未能有確實證據,投訴人會否被指控誣告?

 

任何人如懷疑或遇到出現違反《防止賄賂條例》的行為,便可向廉政公署作出舉報。廉政公署必定會就每一宗有關違反該條法例的可追查投訴展開調查。

但若有人明知而向廉政公署蓄意作出虛假報告,或提供虛假資料誤導廉政公署人員,則可能會因此而觸犯了《廉政公署條例》第13B條,最高刑罰可被判處監禁一年及罰款$20,000。如果投訴人並無存心提出虛假資料,是不會被檢控的。

 
     
21.

如業主未能出席法團會議,卻希望可就某決議案進行投票,他在委任代表時應注意甚麽?

 

業主委任代表時必須審慎從事,只委任他信任的人士,因為該代表將全權代表業主行使投票權,投票結果會影響大廈的重要管理事宜。為確保代表按指示投票,業主可在委任文書註釋部份述明其選擇,以及在任何修訂旁邊附加簽署。委任代表文書須使用《建築物管理條例》訂明的法定表格,並於會議前最少48小時遞交予管委會秘書。

業主須確保在會議前收到由管委會秘書發出的文書認收回條。

 
     
22.

如經理人在一名有意競投法團合約的清潔辦商的業務上擁有財務利益,管委會應如何處理?

 

這是一個利益衝突情況。法團應設立處理利益衝突的機制,以保障法團的利益。因此,管委會應:

  • 制定劃一表格,供申報利益衝突之用;
  • 委派秘書或高級職員處理涉及利益衝突的申報;
  • 授權主席/委員會或指派一名高級職員就申報決定應採取的行動;
  • 記錄利益衝突申報的內容及所採取的行動;及
  • 如有需要,讓業主審閱記錄。
 
     
23.

管委會為何必須評核經理人的表現?

 

經理人身兼多重職務,包括採購貨品/服務、管理大廈管理基金、監察服務供應商的表現等,因此經理人的表現對大廈管理的質素尤為重要。管委會必須實施下述措施,以評核經理人的表現,維持高水平的大廈管理。

  • 審視經理人有否遵守採購、會計及監察服務供應商等方面的規定;
  • 將經理人採購貨品及服務的價格與市價比較;
  • 每隔一段合理時間便將經批核預算與收支帳作比較;及
  • 設立制度,在合約完結時評核經理人的表現。
 
     
24.

採購法團貨品時,可否要求對方以口頭方式報價?

 

可以,但須在請購單上妥善記錄收到報價的日期、供應商資料、出價及負責的管委會職員的姓名。 此外,負責採購人員亦須遵守《供應品、貨品和服務採購工作守則》及《建築物管理條例》。

 
     
25.

法團可否向身為保險代理的主席購買第三者保險?

 

法團有權向任何合適的保險公司購買保險,為大廈取得保障。不過,管委會主席應向法團申報利益衝突,並避免參與甄選保險公司的程序。

 
     
26.

法團與物業管理公司簽訂的合約即將屆滿。如物業管理公司的表現令人滿意,管委會可否與現行的物業管理公司續約而不再重新招標呢?

 

根據《建築物管理條例》,法團如在業主大會中獲得業主決議通過,便可不須進行招標而與現行的供應商或服務供應商續約,唯所採購的物品或服務必須沒有改變。 在草擬合約內容時,必須訂明合約期,並避免使用一些令人覺得合約屆滿便可自動續約的字句。

 
     
27.

管委會如對清潔辦商的表現不滿意,可否立即終止與該承辦商簽訂的合約?

 

可否立即終止與承辦商的合約,要視乎管委會及清潔服務供應商所簽訂的合約條款。如服務不符標準,管委會當有權向承辦商發出口頭或書面警告。管委會亦應記錄承辦商的欠佳表現,供日後續約時作考慮。在草擬合約內容時,亦應在合約內加入其中一方可終止合約的條款,以保障法團的利益。

 
     
28.

禁止管理員或清潔工人在農曆新年期間接受住客的「紅封包」似乎不近人情。法團應怎樣做?

 

法團或物業管理公司可准許管理員或清潔工人在節日接受「紅封包」,但不得向住戶索取「紅封包」。為進一步防止不公平的情況,法團可提議業主/租客將「紅封包」放進收集箱內,然後按比例分發給有關員工。

 
     
29.

管理員可否向大廈單位業主介紹租客/買家,以賺取佣金?

 

如該項額外工作並非管理員的職責,則屬「外間工作」。法團應知會員工及業主/租客其員工是否獲淮在辦工時間內或下班後擔任外間工作。法團在制定有關政策或批准「外間工作」的申請時,應仔細考慮該項「外間工作」對正常職務的影響,以及可能存在的利益衝突。 合約亦應訂明服務範圍,以保障法團的利益。

 
     
30.

如單位業主三番四次投訴清潔辦商的表現,管委會應如何處理?

 

管委會應委派一名委員或職員或經理人了解情況,進行實地視察及拍攝照片作為觀察或投訴中所指表現欠佳的證據;亦應妥善記錄所採取的行動及時間等。這些調查結果在續訂清潔合約時均會加以考慮。