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| 1. 準備工作 |
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- 避免在短期內重覆訂購同類貨品或分拆工程，並查察有關原因
- 根據《建築物管理條例》及有關守則的規定，按合約價值徵求報價或招標
- 成立一個由管委會成員／業主組成的專責小組進行招標。並要求小組成員申報利益
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- 按照實際需要制定投標規格，切勿將條件定得過高或規限於某些品牌，以免減少選擇和適當的競爭
- 向有關政府部門及專業團體諮詢意見。並與最近進行同類投標的法團交流意見
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| 2. 招標 |
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- 公開招標及訂明所需邀請／收到的標書的最少數目
- 於招標文件中加入反圍標條款
- 核實由管委會委員、業主或物業管理公司職員（須申報與獲邀請投標顧問／承建商有否利益衝突）所推薦顧問／承建商的過往工作紀錄，並在名單上加入其他已知擅長於進行類同工程的合資格顧問／承建商
- 要求顧問提供獲推薦承建商過往的工作紀錄，及申報與其有否利益衝突
- 容許足夠時間準備標書， 並清楚列明截標的日期及時間
- 張貼招標書副本於大廈內的當眼處
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| 3. 收標 |
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- 記錄獲邀投標的顧問／承建商名單
- 要求投標者以密封方法遞交標書，並切勿在信封上標明身分，以防標書內容外洩及遭人竄改
- 將收到的標書放入一個雙重上鎖的堅固箱子。箱外註明「投標箱」字樣，牢固地放置在樓宇內的當眼處。投標箱鎖匙則由主席 、秘書或司庫分開保管
- 截標後由不少於三名管委會成員一同開啟標書，在標書上及報價旁簽署及註明日期，並須備存收到標書的記錄
- 遲遞標書不應受理，以防人為操控
- 小組開啟標書時應在標書上任何曾作修改的地方劃上記號及加簽，並將所有收到的標書複印，以防有人竄改標書正本。評核標書前，應將標書妥善鎖上
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| 4. 評核標書 |
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- 招標前制定客觀評核標準，利用記分制度評核價錢和質素。
- 在邀請投標時知會所有投標者評核標準
- 評選工作由投標專責小組（成員須申報與被評審的顧問／承建商有否利益衝突）進行，並將評選結果及採納標書理由記錄在案，供管委會／業主審批
- 在聘用承建商的事宜上，要求工程顧問擬備詳盡的標書分析及作出推薦，以協助法團甄選承建商
- 確保獲選投標者符合指定的招標規定。倘若最低價的標書未被推薦，必須記錄有關理據
- 通知所有落選投標者有關招標結果
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| 5. 議價 |
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- 除非有確實需要， 否則避免在開標後進行議價。並須界定及解釋議價的目的及甄選某些投標者進行議價的原因
- 議價前需得到適當的授權，並於可行的情況下，容許其他管委會成員／業主列席觀察議價過程
- 保存議價會面的書面記錄，記錄內容應包括投標者的建議，議價結果及其他特別事項
- 按照正常投標程序處理議價後收到的標書
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| 6. 合約條款 |
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- 合約條款不清晰／ 難於執行，導致監管及執行工作時產生困難
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- 清楚訂明簽約各方的角色、權利、職能和責任；及有關轉讓和分判安排的規定。如有需要，可參考由專業團體（例如香港測量師學會及香港建築師學會）所出版的範本文件
- 訂立明確的工作表現要求、評核標準和制度
- 訂明施工、竣工和延期的時限
- 訂明及依據條款付款，更改應減至最少及須有充份的理由
- 妥善保存所有招標文件、合約及收據等至少六年，以供業主/租戶、其授權代表、已登記承按人、民政事務局局長指定的人員查閱
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